イベント運営に役立つ！賢い費用設定の仕方とは？

どのようなイベントを企画する際でも、費用を設定する必要があります。しかし、はじめてイベントを計画しようとすると、一体どの程度費用が必要になるのかよくわからないと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。本記事ではイベントを企画する際にどのようにして費用設定をすれば良いのかを中心に紹介していきます。

1. イベントに必要な費用とは

イベントを行うにあたり、必要な費用はどの程度なのでしょうか。イベントにはどのような費用が必要になるのかについて紹介していきましょう。

1-1.イベント内容によって費用が異なる

イベント費用には相場というものがありません。というのも、開催する場所によって全ての費用が異なってしまうので、これだけ必要になるだろうという見積もりができないのです。例えば、東京の中心部にあるスポーツ施設と、郊外にあるスポーツ施設では使用料が大きく異なります。

費用を設定する際は相場で決めるのではなく、何に費用が必要そうかを想定しながら設定するようにしましょう。もし、費用相場を知りたいのであれば、同じ条件で開催したスポーツイベントや音楽イベントを参考にすると必要な費用が見える可能性があります。しかし、全く同じプログラムのイベントでない限り費用は異なることを認識しておきましょう。

1-2.どんなイベントも費用は無限大に必要になる

ここで重要なことは、イベントの費用はこだわればこだわるほど費用が必要になるということです。企画を実現するために費用が膨大になってしまい、企画が中途半端に終わってしまう可能性も考えられます。イベントを企画する際は、こだわればこだわるほど費用が必要になるということを運営者は認識しておくようにしましょう。

2. 費用設定のコツ

はじめてイベントを企画する方は、費用設定を間違えてイベント企画を考えてしまう場合もあります。このような状況を回避するために、費用設定をどのようにすべきなのかを考えていきましょう。

2-1.目的を明確に決める

イベント費用を設定する前に企画しようとしているものが一体どのようなイベントなのか目的をはっきりさせるようにしてください。スポーツイベントであれば、実際に参加する人が主役なのか、観客も巻き込んだスポーツイベントにしたいのか、イベントによってテーマが分かれると思うのでまずは明確な目的を設定するようにしましょう。

目的が明確になることで、イベントを実現させるためにどのようなものが必要になるかがわかり、結果的に費用を設定することができるようになります。よくわからない場合は、目的から計算して費用を考えましょう。

2-2.費用からイベント内容を逆算する

あらかじめ費用が決まっているのであれば、そこから逆算をしてイベントを考えるようにしてください。こちらの方がイベントを考えやすいので、予算をある程度で構わないので設定するようにしましょう。どの程度予算になるのかわからない場合は、最低限必要な項目から最低予算を設定し、イベントを検討してみるようにしましょう。

3. 気をつけること

予算設定がうまく設定できたら、次のようなことに気をつけて予算の使い方を考えるようにしましょう。

3-1.予算配分の明確化

大まかな予算が決まっていても、どこにどの程度使うのかを決めていないと予想外の項目に予算を使わなければならないことも考えられます。予算を設定したら、どこにどの程度使うかを決めましょう。この時大切なことは、優先順位を決めることです。優先度の高い項目はなるべく費用をかけるようにしてください。

優先順位を決めていないと、予算が足りなくなった場合にどこの費用を削るべきかがわからなくなってしまう恐れもあるので、必ず予算項目を明確にして検討するようにしてください。

3-2.予備費を作る

イベントでは不測の事態が予想されます。不測の事態が発生した時に予算が足りず、運営者が自己負担しなければならないということも考えられます。このような事態を想定して必ず予備費を作るようにしましょう。

予備費を作ることで、予測の事態に対して柔軟に対応することが可能です。万が一予備費が余った場合は無理に使うのではなく、打ち上げの費用に回す、来年の開催を見越して予算をたくわえておくなどの使い道も決めておくとよいでしょう。

3-3.予算の再検討をする

いざ計画をして予算をしっかり設定しても、予算オーバ−になってしまうこともあります。このような場合はもう一度予算設定に問題がないのか再考するようにしてください。そもそも予算が足りないという場合は、スポンサー集めをするなどして予算を増やす方法を考えてみましょう。

ここで大切なことはイベントに参加する人を最優先にして考えることです。予算を削ってイベントが失敗しては意味がないので、慎重に検討するようにしましょう。

4.まとめ

イベントを成功させるために費用設定は必要不可欠です。成功するためにイベント立ち上げ時から費用は慎重に検討するようにしてください。「イルマックス」では、お客様の費用に合わせたユニフォーム制作も可能です。予算が足りなくてユニフォームを削ろうと検討している方は、一度当社にご相談ください。皆様からのお問い合わせを心よりお待ちしております。