失敗しないイベントスケジュールの作り方をご紹介

スポーツイベント、音楽イベントなど、さまざまなイベントを計画する際に重要なことはスケジュールをしっかりと立てることです。イベントを成功させるためにスケジュール作成は必要不可欠になるので、しっかりと立てるようにしましょう。スケジュールをどのように設定すればよいかよくわからないという方は、本記事を参考にしてイベントスケジュールの作成方法を学んでください。

1. 成功するイベントと失敗するイベントの違い

成功するイベントと失敗するイベントとはどのような違いがあるのでしょうか。今回はスポーツイベントと音楽イベントの例にそって紹介していきましょう。

1-1.成功するイベント

成功するイベントは、運営スタッフが当日何をすべきかしっかり把握し、運営をおこなうためトラブルがありません。トラブルが起きても迅速に対応することができるので、参加者も楽しくイベントに参加することができます。

スポーツイベントの場合、当日の怪我や体調不良などさまざまな不測の事態が予想されます。どのようなトラブルが発生しても迅速に対応できるのが、成功するイベントに重要なことであると覚えておくと良いでしょう。

このようなさまざまな事態に対応できる秘密は、余裕のあるスケジュールで運営スタッフが動いているという点にあります。事前の準備をしっかりおこなっているので、どのような事態でも柔軟に対応できると認識しておきましょう。

1-2.失敗するイベント

一方で失敗してしまうイベントとはどのようなイベントなのでしょうか。当日さまざまな事態に対して対処できず、参加者がストレスに感じてしまうイベントです。このようなイベントの主催者の多くは、準備不足が問題です。

準備不足の原因を探っていくと、スケジュール自体に問題があり、運営が事前の準備をしっかりすることができなかったという問題があります。場合によっては当日のスケジュールも参加者のことを考えていないため、負担がかかりトラブルが発生してしまったということも考えられます。成功するためには、スケジュール管理がとても重要であることを意識しましょう。

2. イベントスケジュールの作り方

イベントを成功させるためには、次のような方法でイベントスケジュールの作成をおこなうようにしてください。

2-1.日程の設定

イベントを企画する際に大切なことはいつイベントを開催するかという日程の設定です。参加者に無理はないか、参加者が集まりそうかを想定しながらイベントを制定すると良いでしょう。この時、同じ日程で似たようなイベントが開催されないかもリサーチしておきましょう。魅力的なイベントを企画しても、参加者が集まらなければ成功する可能性は低いので、日程の設定をしっかり検討しましょう。

この時、利用する施設の空き状況も確認しなければならないので、最低でも、半年以上先にするなど無理のないスケジュールにするようにしてください。

2-2.必要なリスト作成

日程が決定したら、当日までに何をすべきかがわかるリストを作成するようにしましょう。当日に必要な準備物はもちろんのこと、スタッフのミーティングは何回する必要があるのか、当日のスケジュールは問題ないかの確認、ケータリング、告知用のポスターなどデットラインを決めないといけないものは何かを考えながらリストを作成してください。

2-3.実行

リストが完成し、当日までに何をすべきか決定したらいよいよ実行です。リストがしっかり作成できていれば、実行するだけなのでスムーズに準備をすることが可能です。この時、準備中にトラブルが発生してしまうことも考えられます。トラブルが発生したらどのようにするか適宜ミーティングしながら決めておくようにしましょう。

3. トラブルを回避する方法は

トラブルを回避するために必要なことは、大きく分けて2つあります。それぞれのポイントを紹介しましょう。

3-1.余裕のあるスケジュールにする

大切なことはスケジュールに余裕を持つことです。イベントスケジュールを詰めて計画すると、トラブルが発生しても対処することができない可能性があります。スケジュールに余裕があれば、問題が起きても対処できるので、当日、準備期間合わせて余白時間を作りトラブル回避を心がけてください。

3-2.情報共有をしっかりする

スタッフ間のコミュニケーションが取れていないと大きなミスを引き起こす可能性があります。イベントスケジュールを検討する際は、いつどのタイミングで何をすべきかを決めるだけでなく、定期的に会議をおこなうようにしましょう。

4.まとめ

今回紹介したポイントに意識をしてスケジュール設定をしましょう。スケジュールを設定したら、統一感を出すためにスタッフユニフォームを作るとチームに一体感が生まれます。スポーツイベントをはじめ、チームに一体感のあるユニフォームを作りたいという担当者さんは、「イルマックス」にご相談ください。お客様に合わせた最適なユニフォームをご提案させていただきます。